OpenOffice körlevéltündér beállításai és használata

Alább lépésről lépésre leírom, hogy hogyan sikerült beállítani az OpenOffice 3.0-ban a címlista alapján működő körlevélküldést és rábírni a használatra.
Elvben nagyon egyszerű lenne a dolog, a gyakorlatban mégis sok órás vesződséggel járt, míg aztán végül most remekül működik. Nem állítom, hogy a legjobb és legegyszerűbb megoldást sikerült megtalálni (sőt), de legalább működik.

A cél:
Egy táblázatban felsorolt címzetteknek lehessen  egyénileg címzett és feltételek alapján testre szabott tartalmú levelet küldeni egy köremail-ben. Például az alábbi táblázat alapján szeretnénk egyetlen körlevelet megírni, amelyet ha kiküldünk, akkor mindenki csak a saját címét látja címzettnek, keresztnevén van megszólítva, ha nyert megírjuk mit nyert, ha pedig nem nyert akkor azt sajnálattal közöljük.

A táblázatot az OpenOffice táblázatkezelőjével készítettük el (calc), és ott szeretnénk a későbbiekben is bővíteni, javítani.

Amire szükség lesz:
- Kiindulási körlevél dokumentum, amelyben a levél szövege van a feltételes szövegrészekkel, pl.: körlevél.odt
- A címlista táblázat, pl.: címlista.ods
- A címlistából készített adatbázis, pl.: címlista.odb
- Levelező szerver kapcsolat: SMTP, pl.: mail.domain.hu, SSL-t használ, 25-ös port, azonosító és jelszó a használatához (ha ezeket nem tudod, kérdezd meg a levelezőrendszer gazdáitól)
- Ubuntuban szükség van az openoffice-emailmerge csomag telepítésére is.

Azaz az OpenOffice adabáziskezelőjét (Base) is telepíteni kell (legalábbis én csak így tudtam megoldani a feladványt).

Ha furcsán működik az OpenOffice, érdemes kipróbálni a profile törlését (átnevezését). Ez Ubuntu alatt a home könyvtáradban van rejtve: .openoffice.org néven. Ha kitörlöd vagy átnevezed, akkor a következő indítás során az OpenOffice automatikusan létrehozza az újat.

LÉPÉSRŐL LÉPÉSRE

1. Ellenőrizzük az OpenOffice komponenseit és beállításait
   • Eszközök / Beállítások / OpenOffice.org/ Java
     Ez legyen beállítva. Nálam a Sun 1.6-os verziója fut.
   • Eszközök / Beállítások / OpenOffice.org Writer / Körlevél E-mailben
     FONTOS!!! Ha itt nincs jól beállítva, lefagy az OpenOffice a levelek küldése közben. Az SMTP beállítása után teszteld a "Beállítások tesztelése..." gombbal. Majd OK. Aztán újra nyisd meg és nézd meg, hogy jók-e a beállítások. Nálam a portszámát (25) valamiért elmentés után felülírta és z újbóli teszteléskor lefagyott. Amikor újra megnyitod a beállításokat, és rossz a port száma, akkor add meg újra és mentsd el. Nekem másodjára már megjegyezte.
   • Eszközök / Beállítások / Internet / E-mail
     Itt a használt levelező program teljes útvonalát kell megadni. Nálam (Ubuntu 9.04): /usr/bin/thunderbird
2. Elkészítjük a címlista munkafüzetet (címlista.ods) az OpenOffice táblázatkezelőjével.
   • Betartandó szabályok: egy fülön csak egy táblázat legyen, legyen fejléc, a fejléc a bal legfelső sarokban kezdődjön, ne legyenek üres sorok.
   • A későbbiekben ne változtassuk meg a címlista fájl nevét, se az útvonalát.
   • Körlevél írása közben ne nyissuk meg ezt a fájlt szerkesztésre!
3. Elkészítjük a címlistához az adatbázist (címlista.odb), amelyet egyúttal be is regisztrálunk az OpenOffice-ba mint forrást.
   • Fájl / Új / Adatbázis / Kapcsolódás létező adatbázishoz: Munkafüzet / Tovább
     Tallózás - kiválasztjuk az előbb létrehozott (vagy korábbról meglévő) címlista munkafüzetet / Tovább
     Regisztrálom az adatbázist, Szerkeszteni nem kell / Befejezés - itt el kell menteni a létrejövő adatbázist (címlista.odb)
   • A későbbiekben ne változtassuk meg a címlista fájl nevét, se az útvonalát.
   • Az OpenOffice-ban regisztrált adatforrásokat itt lehet később törölni vagy módosítani:
     Eszközök / Beállítások / OpenOffice.org Base / Adatbázisok
4. Elkészítjük a körlevél dokumentumot (körlevél.odt) a testreszabott hivatkozásokkal
   • A levél írásakor kapcsoljuk be az adatforrások láthatóságát (F4 vagy Nézet / Adatforrások) és válasszuk ki az előbb regisztrált adatbázisból a címlistát tartalamzó táblánkat. Ha nem jelenik meg a címlista a szerkesztendő dokumentum fölött, akkor valamit nem jól csináltunk eddig.
   • Személyre szabott értékek (pl. keresztnév) beírásához egérrel húzzuk le az adatforrás fejlécéből az oszlop nevét a szerkesztett dokumentumba.
   • Személyre szabott feltételes szövegrészek beírásához egy feltétel mezőt kell beszúrni:
     Ctrl+F2 vagy Beszúrás / Mezők / Egyéb mezők... / Függvények / Típus = Feltételes szöveg
     A Feltétel mezőben rákérdezhetünk a címlista egyes mezőinek értékére. Ehhez az adatbázisból a mező fejlécét egérrel húzzuk be ide, vagy gépeljük be a hivatkozást. Pl.: a címlista adatbázis teszt táblájából a Nyert mező hivatkozása: [címlista.teszt.Nyert]
     A Feltétel részben a mezőhivatkozásokat [] jelek között kell szerepeltetni. A többi részben már anélkül. A feltételekről a súgóban lehet többet olvasni.
     Ha pl. nyeremény esetén ki akarjuk írni a nyereményt, egyébként meg azt, hogy sajnos nem nyert, akkor a három mező így néz ki:
     Feltétel: [címlista.teszt.Nyert]
     Akkor: címlista.teszt.Nyert
     Egyébként: Sajnos nem nyert
5. Elküldjük a körlevelet a címzetteknek
   • Eszközök / Körlevéltündér / Aktuális dokumentum használata / Tovább
     E-mail üzenet / Tovább / Tovább / Tovább / Tovább (Ezeken az oldalakon mindenféle automatikus beszúrások egyebek végezhetők el, de most nem foglalkozunk velük)
     Körlevél-dokumentum küldése e-mailként - Itt értelemszerűen ki kell tölteni a mezőket / Dokumentumok küldése
     Megjegyzés: Ha levelek kiküldése nélkül akarjuk ellenőrizni, hogy a levelek tartalmilag jól jöttek-e létre, akkor az utolsó oldalon az e-mailként küldés helyett a "Körlevél-dokumentum mentése" opciót válasszuk.